Det korte svar er, når det passer ind for jer. Har I travlt omkring jul, så er dét næppe det bedste tidspunkt. Men har I en stille periode i foråret, kan det være hensigtsmæssigt at ligge skiftet der.

Vi flytter regnskabsdelen 1:1, så data fra regnskab vil ligge, som det har gjort i jeres tidligere system, hvorfra man uden problemer vil kunne fortsætte sit arbejde i forlængelse af konverteringen.

Der er mange der ønsker at skifte pr. 1/1, grundet årsregnskab, men her ender vi ofte med at lave konverteringen i 2 omgange, da hverken bogholderi eller forretning er klar til skiftet op til jul. Hvor vi først overfører stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer mv.). Herefter flytter vi posteringer og supplerende stamdata, når driften er afsluttet i det gamle system og påbegyndt i e-conomic. Efterposteringer føres så ofte i e-conomic, da det ikke har indflydelse på det videre arbejde.

Det korte svar er nej. Men vi flytter og afstemmer debitorposteringer, kreditorposteringer og finansposteringer. Derudover flytter vi tilhørende stamdata (kontoplan, kunder, leverandører og varer mv.). Djævlen ligger gerne i detaljen, så er vi ikke blevet oplyst om ”specielle” ønsker – typisk ting som åbne ordrer, tilbud, særpriser, indscannede bilag mv. Så bliver de ikke flyttet, men der kan så suppleres i umiddelbar forlængelse af konverteringen. Derudover er der ting, som vi ikke kan flytte, enten fordi det ikke er muligt at importere eller fordi der ikke er felterne til det i e-conomic. De typiske ting er varehistorik og noter.

Hvis de kan eksporteres fra det gamle system og der kan leveres en Excel fil indeholdende dato, bilagsnr. og bilagsnavn. Så kan vi importere dem i e-conomic, hvor de knyttes til de importerede posteringer fra det gamle system.

En konvertering, fra data trækkes til aftalen meldes klar, tager omkring 36 timer. Det vil være udtræk om eftermiddagen på dag 1 og så klarmeldes den senest fra morgenstunden på dag 3. Er man afhængig af, at der ikke er nogen nedetid, så har vi også en model for det. Her deler vi udtrækket op i to, så vi først overfører stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer mv.). Herefter flytter vi posteringer og supplerende stamdata, når driften er afsluttet i det gamle system og påbegyndt i e-conomic.

Ja. Vi skal bruge en Excel fil med den ønskede kontoplan, der som minimum indeholder de relevante kolonner (Kontonr., kontonavn, kontotype, momskode og sumintervaller/sumfra). Derudover skal vi bruge en Excel fil med 2 kolonner; kolonne 1 indeholder de gamle kontonumre, og kolonne 2 indeholder de nye kontonumre hvor man ønsker historikken overført. Man skal her være OBS på at mappe drift:drift og balance:balance.