Hos eKontoret har vi det sorte bælte i konvertering. Vi har hjulpet flere end 10.000 virksomheder med at komme hurtigt og sikkert i gang med e-conomic. Mange oplever, at det kan være en kompleks og risikofyldt affære at skifte ERP-system, men eKontoret har gjort det enkelt og sikkert.
Vi har hjulpet alt fra foreninger og velgørende organisationer til butikskæder. Derfor ved vi, at alle kunder er unikke og hver især har optimeret deres forretning på deres egen måde. Vi har stor erfaring i at flytte komplekse forretninger og økonomisystemer, og kan også hjælpe mindre virksomheder godt i gang på deres digitaliseringsrejse.
Ved at vælge en standardløsning er I altid sikret, at jeres system er opdateret og fremtidssikret. Desuden kan e-conomic suppleres med andre standardsystemer med hver sin specifikke funktion, f.eks. fakturering, bogføring eller lagerstyring. Alle disse systemer kender vi, og vi kan hjælpe jer med at vælge de rigtige og i det hele taget bruge standardløsninger på den nemme og smarte måde.
Med +15.000 konverteringsmærker på jakkeærmet har vores medarbejdere efterhånden set og fundet løsninger på alt inden for økonomisystemer – og det vi ikke har prøvet før, finder vi også en løsning på.
Mange vælger at konvertere til e-conomic på grund af den gode pris. Men der er mange flere fordele forbundet med at skifte til en vel udvalgt kombination af standardsystemer.
Vil du vide mere, kan du her læse, hvordan vi har hjulpet den store koncern KonditorBager over hele landet med at optimere deres forretning. Læs om casen.
Brugervenlighed i top. Hvert enkelt system er skræddersyet og layoutet til en specifik funktion, derfor er brugervenligheden i top.
Nem adskillelse af funktioner. Medarbejderne kan glæde sig over, at de kun behøver at forholde sig til netop det eller de systemer, der er relevant for deres arbejde. Bogholderen behøves kun at kende til bogføring, og lagermedarbejderen kan nøjes med at sætte sig ind i lagerstyring. Hver medarbejder får kun adgang til de systemer, der er relevante for dem. Dermed er det nemt at sikre adskillelse af funktioner (SoD – segregation of duties).
Spar tid. Vi går altid efter at skabe en løsning, der sparer tid for dig og dine medarbejdere. Tid, som i stedet kan bruges på jeres kerneforretning.
Tilpasset din virksomhed. Med en sammensætning af standardsystemer får I en dynamisk og fremtidssikret løsning, der kan udvikle sig i takt med jeres virksomhed. Det er nemt at fjerne eller tilføje programmer.
Altid opdateret. Det enkelte program kan opdateres uden at det påvirker den samlede løsning. Dermed har I altid adgang til de nyeste funktioner og opdateringer.
God pris. Med en kombination af e-conomic og andre standardsystemer får I et velfungerende og fremtidssikret ERP-system, der koster en brøkdel af andre regnskabssystemer.
Du har mulighed for at få din data visualiseret på en standard måde – med mulighed for at tilkøbe specialudviklede rapporter.
En konvertering tager normalt 36 – 48 timer fra at vi henter / modtager data – til kunden er klar til at starte op i e-conomic.
eKontoret tilknytter en leveranceansvarlig, der vil koordinere konverteringen i samarbejde med kunden. Der aftales hvilke data, der skal føres fra det gamle økonomisystem til e-conomic.
Herunder:
1. Om der skal ske oprydning i debitorer, kreditorer eller varer.
2. Om der skal ændres i kontoplanen.
3. Der aftales, om eKontoret skal oprette e-conomic aftalen og fakturalayout.
Der aftales tidspunkt for konverteringen (typisk tidspunktet for udtræk af data og tidspunktet for afslutning)
Selve konverteringen koordineres af eKontorets leveranceansvarlige i samarbejde med kunden.
Dag 1: Udtræk af data via TeamViewer
Dag 2: Indlæsning af data i e-conomic og afstemning af de indlæste data
Dag 3: e-conomic er klar til brug
Herefter er e-conomic som udgangspunkt klar til brug. Dog mangler der typisk opsætning til løn og bank. Normalt laver kunden selv den del, ellers kan eKontoret tilbyde dette som en tillægsydelse.
eKontoret ApS sender en rapport, som indeholder koderne til e-conomic aftalen samt en specifikation på, hvad der er konverteret og hvad der eventuelt er ændret.
Kunden modtager en afsluttende mail, som indeholder information om ting, som kunden bedes tjekke straks efter konverteringen – herunder størrelsen på e-conomic abonnementet.
Spørgsmål og afklaring vedrørende konverteringen behandles indenfor 14 dage uden yderligere omkostninger.
OBS.
* Ofte sker opsætning af lagerstyring, projektmodul osv. efter den egentlige konvertering.
* Eventuelt aftalt uddannelse i e-conomic m.m. gennemføres typisk efter konverteringen.
* I nogle tilfælde vil opsætning af tillægsmoduler, herunder lager, projekt og abonnement forlænge processen for konverteringen.
De mest hyppige spørgsmål vedrørende konvertering
Det korte svar er, når det passer ind for jer. Har I travlt omkring jul, så er dét næppe det bedste tidspunkt. Men har I en stille periode i foråret, kan det være hensigtsmæssigt at lægge skiftet der.
Vi flytter regnskabsdelen 1:1, så data fra regnskab vil ligge, som det har gjort i jeres tidligere system, hvorfra man uden problemer vil kunne fortsætte sit arbejde i forlængelse af konverteringen.
Der er mange der ønsker at skifte pr. 1/1, grundet årsregnskab, men her ender vi ofte med at lave konverteringen i 2 omgange, da hverken bogholderi eller forretning er klar til skiftet op til jul. Hvor vi først overfører stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer mv.). Herefter flytter vi posteringer og supplerende stamdata, når driften er afsluttet i det gamle system og påbegyndt i e-conomic. Efterposteringer føres så ofte i e-conomic, da det ikke har indflydelse på det videre arbejde.
Det korte svar er nej. Men vi flytter og afstemmer debitorposteringer, kreditorposteringer og finansposteringer. Derudover flytter vi tilhørende stamdata (kontoplan, kunder, leverandører og varer mv.). Djævlen ligger gerne i detaljen, så er vi ikke blevet oplyst om ”specielle” ønsker – typisk ting som åbne ordrer, tilbud, særpriser, indscannede bilag mv. Så bliver de ikke flyttet, men der kan så suppleres i umiddelbar forlængelse af konverteringen. Derudover er der ting, som vi ikke kan flytte, enten fordi det ikke er muligt at importere eller fordi der ikke er felterne til det i e-conomic. De typiske ting er varehistorik og noter.
Hvis de kan eksporteres fra det gamle system og der kan leveres en Excel fil indeholdende dato, bilagsnr. og bilagsnavn. Så kan vi importere dem i e-conomic, hvor de knyttes til de importerede posteringer fra det gamle system.
En konvertering, fra data trækkes til aftalen meldes klar, tager omkring 36 timer. Det vil være udtræk om eftermiddagen på dag 1 og så klarmeldes den senest fra morgenstunden på dag 3. Er man afhængig af, at der ikke er nogen nedetid, så har vi også en model for det. Her deler vi udtrækket op i to, så vi først overfører stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer mv.). Herefter flytter vi posteringer og supplerende stamdata, når driften er afsluttet i det gamle system og påbegyndt i e-conomic.
Ja. Vi skal bruge en Excel fil med den ønskede kontoplan, der som minimum indeholder de relevante kolonner (Kontonr., kontonavn, kontotype, momskode og sumintervaller/sumfra). Derudover skal vi bruge en Excel fil med 2 kolonner; kolonne 1 indeholder de gamle kontonumre, og kolonne 2 indeholder de nye kontonumre hvor man ønsker historikken overført. Man skal her være OBS på at mappe drift:drift og balance:balance.
“Det har været imponerende at se, hvor meget tid vi har sparet og derved effektiviseret vores daglige arbejdsgange ved at have fået vores system automatiseret.”
Claus Venning
Direktør, Propperiet
“Vi søgte en partner, som kunne holde vores hånd igennem processen, så vi sammen kunne udarbejde en effektiv plan til at nå vores mål – det fik vi i eKontoret.”
Rudiger Schasching
Økonomichef, Steinberger Alsik Hotel & Spa
“De taler letforståeligt og er gode til at lave en foranalyse af de behov, man har, og hjælpe med valg og fravalg. Så eKontoret har virkelig levet op til deres mål om at gøre det nemt.”
Morten Lapholm
Direktør, KonditorBager
“Jeg var helt bevidst omkring, hvad jeg ville have, og hvad jeg forestillede mig ville fungere. eKontoret muliggjorde min vision og forstod præcis, hvad jeg ville.”
Stig Bergstrøm
CFO, Copenhagen Concepts
Kontakt os og lad os høre din virksomheds behov
Hasselager Centervej 7
DK-8260 Viby
Kastanie Allé 16, st.
DK-2720 Vanløse
© 2024 eKontoret – Designet af Aveo web&marketing
