Vi spørger ind til jeres ønsker og behov i forbindelse med konverteringen. Herefter får I en pris på opgaven.
Senest 48 timer efter, at vi har hentet/modtaget
jeres data, er I klar til at starte op i e-conomic.
I får et klart overblik over, hvad der er flyttet, og hvad I skal være opmærksomme på.
I de første 14 dage svarer vi på jeres spørgsmål vedrørende konverteringen
uden at det koster ekstra.
Uanset om I er en mindre forening, en stor butikskæde eller noget midt imellem, kan vi hjælpe jer godt i gang med e-conomic. Hos eKontoret starter vi altid med at forstå, hvordan I arbejder i dag, så vi kan finde den løsning, der passer bedst til jer.
Nogle har brug for en enkel opsætning, andre skal have flere systemer til at spille sammen – f.eks. til fakturering, bogføring eller lagerstyring. Vælger I standardsystemer, får I en brugervenlig og fleksibel løsning, der er nem at holde opdateret, og som kan vokse med jeres forretning. Vi kender systemerne ud og ind – og hvis der mangler noget, bygger vi gerne det, der skal til.
Indhold
*Gratis indhold forudsætter, at din e-conomic-aftale er en ekstern licens, samt at du leverer data i Excel.
Populære tilvalg (mod betaling)
Indhold*
*Indholdet af standard kan tilpasses efter jeres behov.
Populære tilvalg (mod betaling)
En konvertering tager normalt 36–48 timer, fra vi henter eller modtager data, til du er klar til at starte op i e-conomic.
eKontoret tilknytter en leveranceansvarlig, der vil koordinere konverteringen i samarbejde med dig. Der aftales, hvilke data der skal føres fra det gamle økonomisystem til e-conomic, herunder:
1. Om der skal ske oprydning eller ændringer i kontoplan, debitorer, kreditorer eller varer. Du kan f.eks. få en standardkontoplan i e-conomic i stedet for din gamle.
2. Om der er behov for opsætning eller integration til eksterne apps eller tillægsmoduler i e-conomic.*
3. Om eKontoret skal oprette e-conomic-aftalen.
Vi aftaler tidspunkt for konverteringen – typisk tidspunktet for udtræk af data samt hvornår konverteringen senest skal være afsluttet.
Selve konverteringen koordineres af eKontorets leveranceansvarlige i samarbejde med dig.
1. dag: Udtræk af data via TeamViewer
2. dag: Indlæsning af data i e-conomic og afstemning af de indlæste data
3. dag: e-conomic er klar til brug fra morgenstunden.**
Herefter er e-conomic som udgangspunkt klar til brug. Dog mangler der typisk integration til bank og eventuelt løn. Normalt tager du dig selv af den del, men eKontoret tilbyder det gerne som en tillægsydelse.
eKontoret sender en afsluttende mail, som indeholder en specifikation af, hvad der er konverteret, og hvad der eventuelt er ændret.
Derudover indeholder mailen også information om forhold, som kunden bedes tjekke straks efter konverteringen – herunder størrelsen på e-conomic-abonnementet.
Vi svarer på spørgsmål og afklaringer vedrørende konverteringen inden for 14 dage uden at det koster ekstra.
OBS!
Hvis man skal have koblet eksterne moduler eller tillægsmoduler på, kan det være en fordel at opdele konverteringen i to faser: først flyttes stamdata (kontoplan, kunder, leverandører og varer), og derefter opsættes de relevante systemer, inden vi sammen fastsætter en dato for konvertering af historik og supplerende stamdata.
**Dette er vejledende, ofte er det klar tidligere.
Et par ting, der er gode at vide, når du skifter fra Billy
Et par ting, der er gode at vide, når du skifter fra Dinero
Et par ting, der er gode at vide, når I skifter fra Navision, Business Central eller C5
(de indeholder altså ikke varelinjer, men ved valg af vores fakturaarkiv, får du mulighed for at fremsøge kopier af tidligere fakturaer.)
Er der travlt omkring jul, er det næppe det bedste tidspunkt. Har du derimod en stille periode i foråret, kan det være hensigtsmæssigt at lægge skiftet dér.
Vi flytter regnskabsdelen 1:1, så data fra dit regnskab vil ligge, som det gjorde i dit tidligere system. Du kan derfor uden problemer fortsætte arbejdet i forlængelse af konverteringen.
Mange ønsker at skifte pr. 1/1 på grund af årsregnskabet.
Her ender vi dog ofte med at gennemføre konverteringen i to omgange, da hverken bogholderi eller forretning typisk er klar til skiftet op til jul.
I første omgang overfører vi stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer m.v.).
I anden omgang flytter vi posteringer og supplerende stamdata, når driften er afsluttet i det gamle system og påbegyndt i e-conomic.
Efterposteringerne føres ofte direkte i e-conomic, da det ikke har indflydelse på det videre arbejde.
Det vil være udtræk om eftermiddagen på dag 1, og så klarmeldes den senest fra morgenstunden på dag 3.
Er du afhængig af, at der ikke er nogen nedetid, har vi også en model for det. Her deler vi udtrækket op i to: Først overfører stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer mv.) og dernæst flytter posteringer og supplerende stamdata, når driften er afsluttet i det gamle system og påbegyndt i e-conomic.
Det korte svar er, at det kommer an på, hvilket system I vil skifte fra og hvor meget jeres løsning afviger fra standardløsningen.
Der er typisk mulighed for opstart af en konvertering med 2-5 dages varsel.
Se listen med de +60 systemer her.
Hvis ikke dit system fremgår af listen, er du velkommen til at kontakte os. Vi kobler op uden beregning, og tjekker, om vi kan hjælpe dig.
Derudover overfører vi tilhørende stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer m.v.).
Det er typisk i detaljerne, udfordringerne opstår, så hvis vi ikke er blevet oplyst om særlige ønsker – typisk ting som åbne ordrer, tilbud, særpriser, indscannede bilag m.v. – bliver disse ikke flyttet. I sådanne tilfælde kan de dog suppleres i umiddelbar forlængelse af konverteringen.
Derudover er der data, som vi ikke kan flytte – enten fordi det ikke er muligt at importere, eller fordi e-conomic ikke har felter til det. De typiske eksempler er varehistorik og noter.
Om vi kan flytte indscannede bilag afhænger af, om den enkelte løsning har en eksportfunktion til bilag og mulighed for at udlæse information, der gør det muligt at koble bilaget til den indlæste postering.
Der er nogle systemer, vi altid kan flytte indscannede bilag fra:
Og så er der nogle, hvor vi kan, hvis den nuværende udbyder kan levere dem, eller vi kan hente dem via specialadgang:
Hvis du har indscannede bilag i et system, der ikke er på listen, tager vi gerne et kig på det sammen med dig – uden beregning.
Vi kan også oplyse, hvilke udtræk du skal bede din nuværende udbyder om at levere, for at vi kan indlæse dem i e-conomic.
Den skal som minimum indeholde de relevante kolonner (kontonr., kontonavn, kontotype, momskode og sumintervaller/sumfra).
Derudover skal vi bruge en Excel-fil med 2 kolonner: kolonne 1 indeholder de gamle kontonumre; og kolonne 2 indeholder de nye kontonumre, hvor du ønsker historikken overført. Du skal her være opmærksom på at mappe drift:drift og balance:balance.
Du skal som udgangspunkt blot være opmærksom på, at vi ikke kan slette kunder og leverandører med historik. Vælger du at få indeværende + 5 års historik overført, kan vi kun slette der, hvor der i perioden ikke har været bevægelser på kontiene.
Vi kan i stedet spærre dem, hvis du ønsker det. Her skal vi blot kende tidsrammen for spærringen (f.eks. kunder eller leverandører uden posteringer i 2 år).
For varerne er der frie hænder, da vi ikke flytter varehistorik. Så her skal vi blot have en eller flere regler for, hvilke varer der ikke ønskes medtaget.
Ønsker du at rette i data på ovenstående, kan vi trække data i Excel og redigere dem inden indlæsning.
Oftest vil vi foreslå, at du deler konverteringen op i to dele:
Step 1 – Stamdata
Her overfører vi stamdata (kontoplan, kunder, leverandører og varer m.v.), hvorefter tredjepartsløsningen eller tillægsmodulet fra e-conomic opsættes og testes. Når basis er på plads, sætter vi en dato for Step 2.
Step 2 – Historik og supplerende stamdata
Her overfører vi historikken efter aftale og supplerer med de stamdata, der måtte være oprettet siden sidst.
På denne måde er du sikret en løsning, som fungerer med det samme, men hvor du undgår nedetid i forbindelse med konverteringen.
Det betyder, at du ikke kan bruge momsafstemningen i e-conomic på de overførte data. Beløbene på momskontiene vil dog være de samme som i dit gamle system. Det vil derfor udelukkende være i forhold til sandsynliggørelsen, at du her vil have en udfordring.
Hvis du har handel med udlandet, skal du være opmærksom på, at selve listeangivelserne heller ikke kommer med. Der kan derfor være et mindre manuelt arbejde, som oftest klares ved at trække en rapport for perioden op til i det tidligere system – og tilsvarende en rapport for det fremadrettede i e-conomic.
Hvis du i det tidligere system nulstiller momskontiene i den efterfølgende momsperiode, vil du opleve en fejl i momstallene, da e-conomic ikke kan skelne mellem nulstillingen og de indlæste posteringer. Dette håndteres helt simpelt ved enten at modregne nulstillingen manuelt eller ved at flytte den til den tidligere periode via manuel bogføring.
Er valget faldet på e-conomic, og har du planer om et skifte, er det vigtigste, at du får afklaret, at de ting, du skal bruge, også kan lade sig gøre – og ikke mindst kommer med over i forbindelse med konverteringen.
Vi vil altid i vores samtale og tilbud være konkrete i forhold til, hvad vi flytter. Derfor er det vigtigt, at du forholder dig til det, der skrives. Hvis der er noget, du er i tvivl om, om det er en del af pakken, men som er vigtigt for din forretning – så spørg hellere en gang for meget end en gang for lidt.
Vi flytter dét, du som udgangspunkt har brug for, og er i overgangen også opmærksomme på, om vi støder på noget, der afviger. Men du kender nu engang din forretning bedst, så jo flere informationer du kan give os, desto bedre et forløb vil du få.
Du kan se vores liste med eksempler på fakturalayouts her.
Et par ting, der er gode at vide, når du skifter fra Billy
Et par ting, der er gode at vide, når du skifter fra Dinero
Et par ting, der er gode at vide, når I skifter fra Navision, Business Central eller C5
(de indeholder altså ikke varelinjer, men ved valg af vores fakturaarkiv, får du mulighed for at fremsøge kopier af tidligere fakturaer.)
Er der travlt omkring jul, er det næppe det bedste tidspunkt. Har du derimod en stille periode i foråret, kan det være hensigtsmæssigt at lægge skiftet dér.
Vi flytter regnskabsdelen 1:1, så data fra dit regnskab vil ligge, som det gjorde i dit tidligere system. Du kan derfor uden problemer fortsætte arbejdet i forlængelse af konverteringen.
Mange ønsker at skifte pr. 1/1 på grund af årsregnskabet.
Her ender vi dog ofte med at gennemføre konverteringen i to omgange, da hverken bogholderi eller forretning typisk er klar til skiftet op til jul.
I første omgang overfører vi stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer m.v.).
I anden omgang flytter vi posteringer og supplerende stamdata, når driften er afsluttet i det gamle system og påbegyndt i e-conomic.
Efterposteringerne føres ofte direkte i e-conomic, da det ikke har indflydelse på det videre arbejde.
Det vil være udtræk om eftermiddagen på dag 1, og så klarmeldes den senest fra morgenstunden på dag 3.
Er du afhængig af, at der ikke er nogen nedetid, har vi også en model for det. Her deler vi udtrækket op i to: Først overfører stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer mv.) og dernæst flytter posteringer og supplerende stamdata, når driften er afsluttet i det gamle system og påbegyndt i e-conomic.
Der er typisk mulighed for opstart af en konvertering med 2-5 dages varsel.
Se listen med de +60 systemer her.
Hvis ikke dit system fremgår af listen, er du velkommen til at kontakte os. Vi kobler op uden beregning, og tjekker, om vi kan hjælpe dig.
Derudover overfører vi tilhørende stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer m.v.).
Det er typisk i detaljerne, udfordringerne opstår, så hvis vi ikke er blevet oplyst om særlige ønsker – typisk ting som åbne ordrer, tilbud, særpriser, indscannede bilag m.v. – bliver disse ikke flyttet. I sådanne tilfælde kan de dog suppleres i umiddelbar forlængelse af konverteringen.
Derudover er der data, som vi ikke kan flytte – enten fordi det ikke er muligt at importere, eller fordi e-conomic ikke har felter til det. De typiske eksempler er varehistorik og noter.
Om vi kan flytte indscannede bilag afhænger af, om den enkelte løsning har en eksportfunktion til bilag og mulighed for at udlæse information, der gør det muligt at koble bilaget til den indlæste postering.
Der er nogle systemer, vi altid kan flytte indscannede bilag fra:
Og så er der nogle, hvor vi kan, hvis den nuværende udbyder kan levere dem, eller vi kan hente dem via specialadgang:
Hvis du har indscannede bilag i et system, der ikke er på listen, tager vi gerne et kig på det sammen med dig – uden beregning.
Vi kan også oplyse, hvilke udtræk du skal bede din nuværende udbyder om at levere, for at vi kan indlæse dem i e-conomic.
Den skal som minimum indeholde de relevante kolonner (kontonr., kontonavn, kontotype, momskode og sumintervaller/sumfra).
Derudover skal vi bruge en Excel-fil med 2 kolonner: kolonne 1 indeholder de gamle kontonumre; og kolonne 2 indeholder de nye kontonumre, hvor du ønsker historikken overført. Du skal her være opmærksom på at mappe drift:drift og balance:balance.
Du skal som udgangspunkt blot være opmærksom på, at vi ikke kan slette kunder og leverandører med historik. Vælger du at få indeværende + 5 års historik overført, kan vi kun slette der, hvor der i perioden ikke har været bevægelser på kontiene.
Vi kan i stedet spærre dem, hvis du ønsker det. Her skal vi blot kende tidsrammen for spærringen (f.eks. kunder eller leverandører uden posteringer i 2 år).
For varerne er der frie hænder, da vi ikke flytter varehistorik. Så her skal vi blot have en eller flere regler for, hvilke varer der ikke ønskes medtaget.
Ønsker du at rette i data på ovenstående, kan vi trække data i Excel og redigere dem inden indlæsning.
Oftest vil vi foreslå, at du deler konverteringen op i to dele:
Step 1 – Stamdata
Her overfører vi stamdata (kontoplan, kunder, leverandører og varer m.v.), hvorefter tredjepartsløsningen eller tillægsmodulet fra e-conomic opsættes og testes. Når basis er på plads, sætter vi en dato for Step 2.
Step 2 – Historik og supplerende stamdata
Her overfører vi historikken efter aftale og supplerer med de stamdata, der måtte være oprettet siden sidst.
På denne måde er du sikret en løsning, som fungerer med det samme, men hvor du undgår nedetid i forbindelse med konverteringen.
Det betyder, at du ikke kan bruge momsafstemningen i e-conomic på de overførte data. Beløbene på momskontiene vil dog være de samme som i dit gamle system. Det vil derfor udelukkende være i forhold til sandsynliggørelsen, at du her vil have en udfordring.
Hvis du har handel med udlandet, skal du være opmærksom på, at selve listeangivelserne heller ikke kommer med. Der kan derfor være et mindre manuelt arbejde, som oftest klares ved at trække en rapport for perioden op til i det tidligere system – og tilsvarende en rapport for det fremadrettede i e-conomic.
Hvis du i det tidligere system nulstiller momskontiene i den efterfølgende momsperiode, vil du opleve en fejl i momstallene, da e-conomic ikke kan skelne mellem nulstillingen og de indlæste posteringer. Dette håndteres helt simpelt ved enten at modregne nulstillingen manuelt eller ved at flytte den til den tidligere periode via manuel bogføring.
Er valget faldet på e-conomic, og har du planer om et skifte, er det vigtigste, at du får afklaret, at de ting, du skal bruge, også kan lade sig gøre – og ikke mindst kommer med over i forbindelse med konverteringen.
Vi vil altid i vores samtale og tilbud være konkrete i forhold til, hvad vi flytter. Derfor er det vigtigt, at du forholder dig til det, der skrives. Hvis der er noget, du er i tvivl om, om det er en del af pakken, men som er vigtigt for din forretning – så spørg hellere en gang for meget end en gang for lidt.
Vi flytter dét, du som udgangspunkt har brug for, og er i overgangen også opmærksomme på, om vi støder på noget, der afviger. Men du kender nu engang din forretning bedst, så jo flere informationer du kan give os, desto bedre et forløb vil du få.
Du kan se vores liste med eksempler på fakturalayouts her.
Her er en liste med vores standartintegrationer.
Hvis der er en, du mangler på listen, så lad os tage en snak – vi udvikler gerne specialløsninger.
AS 400
Avaya
CapMedia
EG Clinea
Emini/PeopleTrust
HubSpot
Kyborg
Logos Payments
Magento
Navision
Nemdele
Novax
Partex
Picasso
Protel
Salesforce
SAP
Scanvægt/SkanX
Shopify
Spectra
Superoffice
Woocommerce
Mange vælger at konvertere til e-conomic på grund af den gode pris, men der er mange flere fordele ved at skifte til en veludvalgt kombination af standardsystemer.
Kontakt os for at høre, om e-conomic er det rigtige valg for jer. Vi kan også hurtigt komme med et bud på, hvilke integrationer der er relevante for jer, og tale om, hvordan jeres nye setup kan se ud.
Hasselager Centervej 7
DK-8260 Viby
Kastanie Allé 16, st.
DK-2720 Vanløse
