Sådan arbejder vi

Hos eKontoret har vi det sorte bælte i konvertering. Flere end 10.000 virksomheder har vi hjulpet hurtigt og sikkert i gang med e-conomic. Historisk set kunne det ellers være en kompleks og risikofyldt affære at skifte ERP-system, men eKontoret har gjort det nemt og sikkert.

Vi hjælper alle typer og størrelser af virksomheder, foreninger, velgørende organisationer og butikskæder. Derfor ved vi, at alle kunder er unikke og hver især har optimeret deres forretning på deres egen måde.
Vi har stor erfaring i at flytte komplekse forretninger og økonomisystemer, og kan også hjælpe mindre virksomheder godt i gang på deres digitaliseringsrejse.

Ved at vælge en standardløsning er I altid sikret, at jeres system er opdateret og fremtidssikret. Desuden kan e-conomic suppleres med andre standardsystemer med hver sin specifikke funktion, fx fakturahåndtering eller lagerstyring. Alle disse systemer kender vi, og vi kan hjælpe jer med at vælge de rigtige og i det hele taget bruge standardløsninger på den nemme og smarte måde.

Med +10.000 konverteringsmærker på jakkeærmet har vores medarbejdere efterhånden set og fundet løsninger på alt inden for økonomisystemer – og det vi ikke har prøvet før, finder vi også en løsning på.

Mange vælger at konvertere til e-conomic på grund af den gode pris. Men der er mange flere fordele forbundet med at skifte til en veludvalgt kombination af standardsystemer.

Vil du vide mere, kan du her læse, hvordan vi har hjulpet KonditorBager over hele landet med at optimere deres forretning. Læs om casen

1. Afdækning
Hvordan gør I tingene i dag? På lageret, i produktionen, når I modtager og sender fakturaer, når I har udlæg osv. Vi lytter og spørger for at få en god forståelse af virkeligheden i jeres virksomhed. Vi kommer ikke med en forhåndsklar løsning, men finder i fællesskab med jer frem til netop den løsning, der matcher jeres behov og ønsker.

2. Rådgivning
På baggrund af vores viden og erfaring kan vi hjælpe jer med at sortere i mængden af systemer og finde netop den kombination af standardløsninger, der svarer til – og ofte kan optimere – den løsning, I har i dag.

3. Udvikling
Vi har et bredt kendskab til alle de programmer, der kan kombineres med e-conomic, og hvis ingen af dem, kan løse netop jeres behov, kan eKontoret udvikle det produkt, der kan.

Fordele for din virksomhed

Brugervenlighed i top. Fordi hvert enkelt system er skræddersyet og layoutet til en specifik funktion, er brugervenligheden i top.

Nem adskillelse af funktioner. Medarbejderne kan glæde sig over, at de kun behøver forholde sig til netop det eller de systemer, der er relevant for deres arbejde. Bogholderen behøver kun kende lønsystemet, og lagermedarbejderen kan nøjes med at sætte sig ind i lagerstyringssystemet. Hver medarbejder får kun adgang til de systemer, det er relevant, at de har tilladelse til, og dermed er det nemt at sikre adskillelse af funktioner (SoD - segregation of duties).

Spar tid. Vi går altid efter at skabe en løsning, der sparer tid for dig og dine medarbejdere. Tid, som i stedet kan bruges på jeres kerneforretning.

Tilpasset din virksomhed. Med en sammensætning af standardsystemer får du en dynamisk og fremtidssikret løsning, der kan udvikle sig i takt med din virksomhed. Det er nemt at fjerne eller tilføje programmer.

Altid opdateret. Det enkelte program kan opdateres uden at det påvirker den samlede løsning. Dermed har du altid adgang til de nyeste funktioner og opdateringer.

God pris. Med en kombination af e-conomic og andre standardsystemer får du et velfungerende og fremtidssikret ERP-system, der koster en brøkdel af andre regnskabssystemer.

Det korte svar er når det passer ind for jer. Har I travlt omkring jul, så er det næppe det bedste tidspunkt. Men har I en stille periode i foråret kan det være hensigtsmæssigt at ligge skiftet der.

Vi flytter regnskabsdelen 1:1, så data vil regnskabsmæssigt ligge som det har gjort i jeres tidligere system. Hvorfor man uden problemer vil kunne fortsætte sit arbejde i forlængelse af konverteringen.

Der er mange der ønsker at skifte pr. 1/1, men her ender vi ofte med at lave konverteringen i 2 omgange da hverken bogholderi eller forretning er klar til skiftet op til jul. Hvor vi først overfører stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer mv.). Herefter flytter vi posteringer og supplerende stamdata når driften er afsluttet i det gamle system, og påbegyndt i e-conomic. Efterposteringer føres så ofte i e-conomic, da det ikke har indflydelse på det videre arbejde.

Det korte svar er nej. Men vi flytter og afstemmer debitorposteringer, kreditorposteringer og finansposteringer. Derudover flytter vi tilhørende stamdata (kontoplan, kunder, leverandører og varer mv.). Djævlen ligger gerne i detaljen, så er vi ikke blevet oplyst om ”specielle” ønsker – typisk ting som åbne ordrer, tilbud, særpriser, indscannede bilag mv. Så bliver de ikke flyttet, men der kan så suppleres i umiddelbar forlængelse af konverteringen. Derudover er der ting som vi ikke kan flytte, enten fordi det ikke er muligt at importere eller fordi der ikke er felterne til det i e-conomic. De typiske ting er varehistorik og noter.

Hvis de kan eksporteres fra det gamle system, og der kan leveres en Excel fil indeholdende dato, bilagsnr. og bilagsnavn. Så kan vi importere dem i e-conomic, hvor de knyttes til de importerede posteringer fra det gamle system.

En konvertering, fra data trækkes til aftalen meldes klar, tager omkring 36 timer. Det vil være udtræk om eftermiddagen på dag 1, og så klarmeldes den senest fra morgenstunden på dag 3. Er man afhængig af at der ikke er nogen nedetid har vi også en model for det. Her deler vi udtrækket op i to, så vi først overfører stamdata (kontoplan, kunder, leverandører, varer mv.). Herefter flytter vi posteringer og supplerende stamdata når driften er afsluttet i det gamle system, og påbegyndt i e-conomic.

Ja. Vi skal bruge en Excel fil med den ønskede kontoplan, der som minimum indeholder de relevante kolonner (Kontonr., kontonavn, kontotype, momskode og sumintervaller/sumfra). Derudover skal vi bruge en Excel fil med 2 kolonner; kolonne 1 indeholder de gamle kontonumre, og kolonne 2 indeholder de nye kontonumre hvor man ønsker historikken overført. Man skal her være OBS på at mappe drift:drift og balance:balance.