Konvertering til nyt økonomisystem

Hvornår er det bedste tidspunkt at konvertere sit økonomisystem?

Med flere end 10.000 konverteringer til e-conomic er vi blevet stillet mange spørgsmål omkring, hvornår ’konvertering til e-conomic’ er det bedste tidspunkt. Vi har derfor prøvet at besvare de hyppigste spørgsmål, som vi bliver stillet omkring dette emne.

Svaret er meget simpelt og det er faktisk dig selv, der sidder inde med svaret. For hvornår har din forretning lavsæson i løbet af året? Hvis du kan svare på dét, så er dette et rigtig godt tidspunkt for dig at gennemføre konverteringen.

Det vigtigste spørgsmål at stille sig selv er, om konverteringen skal være med eller uden posteringer?

Er det med posteringer, så er tidspunktet stort set ligegyldigt.  Er det uden posteringer, så kan det give mening med skæringsdato f.eks. ved momsperioden eller regnskabsperioden – men det er bestemt ikke nødvendigt.

Følg din mavefornemmelse og brug din viden om din virksomheds mindre travle perioder. Netop dér vil det normalt være det bedste tidspunkt for en konvertering.

For mange virksomheder drives behovet for at skifte økonomisystem dog af helt andre omstændigheder. Nemlig behovet for at effektivisere og videre udvikle virksomheden f.eks. ved at investere i en brancheløsning f.eks. i et ny time-/sagssystem for en håndværker) og her er de strategiske fordele ved skiftet ofte så store, at tidspunktet for konverteringen igen er underordnet – specielt hvis hele historikken flyttes fra det gamle til det nye økonomisystem.

Hvornår er det værste tidspunkt at konvertere dit regnskab?

Har du en fysisk butik og står midt i julehandlen eller lige omkring udsalget, så vil dette sikkert være et rigtigt dårligt tidspunkt for dig at sætte en konvertering af dit økonomisystem i gang!

Det siger sig selv, at i denne periode er dit økonomisystem dét, du fokuserer mindst på og derfor skal du vælge et andet tidspunkt, hvor du har overskud til at skulle forholde dig til og lære et nyt system at kende

Min revisor siger, at det kun kan ske ved regnskabsafslutning!

Lad dig ikke skræmme af at din revisor siger, at det bedste tidspunkt at konvertere er ved regnskabsafslutning eller ved årsskiftet. Når eKontoret laver konverteringen, så flyttes alle posteringer og så er det bedste tidspunkt, når det passer dig og din forretning.

En skæringsdato som f.eks. ved et årsregnskab – den kan pludselig blive udefinerbar, da vi alle ved, at regnskabet sjældent er færdigt på dette tidspunkt. Meget ofte er regnskabet først færdigt et pænt stykke inde i det nye regnskabsår (ofte marts/april). Vælger man derimod at få konverteret i november eller december, så kan en revisor afslutte regnskabet i det nye system. Dette medfører, at perioden hvor man ’ikke kan stole’ på sine regnskabstal efter konverteringen falder fra nogle måneder til nogle få dage.

Min revisor siger, at han kan sagtens flytte mit nuværende regnskab over i e-conomic

Ja – din revisor kan sagtens flytte dit regnskab. Hvis han tilbyder en gratis konvertering, vil han typisk beholde de gamle data.

Du skal derfor undersøge følgende:

  • Hvad der sker med alt det gamle data/historik? (typisk flyttes de ikke med over)
  • Spørg til tidligere faktura, projekter og noter på kunder og kreditorer

Revisor har ofte – og ret naturligt – fokus på at konvertere et regnskab.

Virksomhedens behov er derimod ofte, at konverteringen omfatter andet/mere end blot at få konverteret et regnskab, da det i mange tilfælde er af større vigtighed at få flytte værdifulde kundedata i forbindelse med konverteringen. Det kan være historiske fakturaer, projektinformation eller noter på kunder i de tilfælde, hvor det gamle system har været brugt som et mini CRM-system.

Hos eKontoret tilbyder vi ikke blot at konvertere et regnskab – vi hjælper kunden med en systemudskiftning, der ofte omfatter meget andet end det egentlige økonomisystem (regnskabsdata).

Kan jeg konvertere økonomisystem midt i en momsafslutning?

Ja det kan du sagtens.

Vi sikrer, at alle dine posteringer konverteres, men det importeres uden momskode. Det vil sige, at konteringen sker direkte på de aktuelle konti inkl. momskontiene, hvor momssandsynliggørelsen i e-conomic ikke vil kunne bruges optimalt i den momsperiode, som konverteringen er foretaget. Normalt vil det være gennemskueligt, hvad der er posteret på kontiene med en anden momskode, men da der vil stå et stort beløb konteret direkte på momskontiene, vil denne funktion ikke være brugbar.

Beløbene på de forskellige momskonti vil naturligvis være lig det gamle system; det er blot overblikket i forbindelse med afstemning, der ikke kan bruges optimalt.

Hvor lang tid tager en konvertering af økonomisystem?

Hos eKontoret tager en konvertering til e-conomic normalt 36 timer. Vi starter typisk en eftermiddag (dag 1) og så er det klar om morgenen på dag 3. Langt de fleste konverteringer af regnskabet til e-conomic er dog klar indenfor 24 timer.

Har du projektstyring tilkoblet og har du åbne sager, giver vi normalt et særskilt tilbud på, hvor lang tid konverteringen vil tage. Dette gør vi, fordi det ofte kræver en del special-opsætning (da det med projekter er forskelligt fra system til system) og i visse tilfælde skal vi have en udvikler ind over i forbindelse med indlæsningen. Dette er med forbehold for, at nogle ting ikke er helt lige til at flytte.

Vi trækker så de rå regnskabsdata, saldobalancer og debitor- og kreditor saldolister. Disse oplysninger bruger vi som facitliste, inden det overdrages til din virksomhed. Når du overtager regnskabet i det nye økonomisystem, har vi sørget for at oprette e-conomic aftalen, lavet fakturalayout, indlæst fakturaer og stemt af. Således står du med et e-conomic system, der er klar til at køre!

Hvad er risikoen for, at noget går galt i en konvertering?

Er det kun dit regnskab, der skal konverteres, så er risikofaktoren nærmest lig nul. Det er først, hvis du i det gamle system har tilkoblet brancherelaterede løsninger, at de egentlige udfordringer opstår. Ved sådanne konverteringer kræver det yderligere vurdering og planlægning fra vores side. Dette afhænger af kompleksiteten i konverteringen, så vi er sikre på, at vi får alle data med over.

Det kan være, at du har lagerstyring tilkoblet til dit regnskabsprogram. I så fald er det vores opgave at vurdere og rådgive dig i, om e-conomic er den rigtige løsning for dig.

Hvordan omskoles mit personale, så de er køreklar til e-conomic?

Vi klæder naturligvis din bogholder på til dit nye system, når konverteringen til e-conomic er afsluttet. Enten aftaler vi en dag, hvor vi møder op på din lokation eller tager et online møde.
Her guides bogholder m.fl. i, hvordan dit nye regnskabsprogram virker og de prøver at oprette egne fakturaer og bogfører, mens vi er der. Dette afregnes på timebasis og du er normalt køreklar efter to timers gennemgang af systemet.

Èn af de store fordele ved at benytte e-conomic er, at der findes en masse indhold på e-conomic.dk. Disse inkluderer online kurser, blogs/artikler m.m. som viser, hvordan de forskellige ting skal oprettes i systemet.

Skal jeg nødvendigvis tage posteringerne og kontoplaner med over i det nye system?

Hvis du vælger at lade al din tidligere historik blive i det gamle system og stadig har adgang til dette, er det ikke nødvendigt at føre posteringerne over i det nye system.

Det, du skal tænke over, er, om du stadig har adgang til det tidligere regnskabsprogram og om det er hostet hos en anden. Så kan du risikere at skulle betale for også at have adgang til disse data de næste 5 år. Det vil selvfølgelig øge udgiften, når du nu både skal betale til det gamle og det nye økonomisystem.

Du skal dog vide at udgiften til, at få alle posteringer med over er minimal i forhold til at have det gamle system kørende på siden. Specielt hvis din virksomhed ikke har brug for at sammenligne eller sammenholde med tidligere års tal/budgetter eller lign.

Hvad med alle de gamle fakturaer?

Vi anbefaler, at du konverterer hele fakturahistorikken over i det nye regnskab. På den måde kan du få adgang til tidligere udsendte faktura. Ved reklamationer/opsalg kan du nemt gå tilbage for at se, hvad kunden har købt tidligere.

Med e-conomic kan dine sælgere nemt få adgang til systemet uanset om vedkommende sidder på kontoret eller ude hos en kunde. Her kommer det både sælger og kunde til gode, at de hurtigt kan gå tilbage i historikken og se, hvad kunden tidligere har købt.

Har du spørgsmål omkring konvertering til e-conomic, er du altid velkommen til at spørge os til råds.

Kontakt os – så vender vi tilbage til dig. Vi forsøger at gøre dette inden for 24 timer.