Konvertering til nyt økonomisystem

Hvornår er det bedste tidspunkt at konvertere sit økonomisystem?

Med flere end 5000 konverteringer til e-conomic, er vi blevet stillet mange spørgsmål omkring, hvornår ’konvertering til e-conomic’ er det bedste tidspunkt. Vi har derfor prøvet at besvare de hyppigste spørgsmål vi bliver stilet omkring dette emne; konvertering.

Svaret er meget simpelt – og det er faktisk dig selv der sidder inde med svaret. For hvornår har din forretning lavsæson i løbet af året?  Hvis du kan svare på dét, så er dette et rigtigt godt tidspunkt for dig at gennemføre konverteringen.

Det vigtigste spørgsmål at stille sig selv, om konverteringen skal være med postering eller uden posteringer?

Er det med posteringer, så er tidspunktet stort set ligegyldigt.  Er det uden posteringer, så kan det give mening med en skæringsdato f.eks. ved momsperiode eller regnskabsperiode. Men det er bestemt ikke nødvendigt.

Følg din mavefornemmelse og brug din viden om din virksomheds mindre travle perioder – for det vil normalt være det bedste tidspunkt for en konvertering.

For mange virksomheder drives behovet for at skifte økonomi system dog af helt andre omstændigheder. Nemlig behovet for at effektivisere og videre udvikle virksomheden, f.eks ved at investere i branche løsning (f.eks i et ny time- / sagssystem for en håndværker), og her er de strategiske fordele ved skiftet ofte så store at tidspunktet for konverteringen igen er underordnet – specielt hvis hele historikken flyttes fra det gamle til det nye økonomisystem.

Hvornår er det værste tidspunkt at konvertere dit regnskab?

Har du en fysisk butik og står midt i julehandlen eller lige omkring udsalget, så vil dette sikkert være et rigtigt dårligt tidspunkt for dig, at sætte en konvertering af økonomisystemet i gang!

Det siger sig selv, at i denne periode er økonomisystemet det du fokuserer mindst på og derfor skal du vælge et andet tidspunkt, hvor du har overskud til at skulle forholde dig til, og lære et nyt system at kende

Min revisor siger at det kun kan ske ved regnskabsafslutning!

Lad dig ikke skræmme af, at din revisor siger at det bedste tidspunkt at konvertere er ved regnskabsafslutning eller ved årsskiftet. Når eKontoret laver konverteringen flyttes alle posteringer og så er det bedste tidspunkt når det passer dig og din forretning.

En skæringsdato som f.eks. ved årsregnskabet. Den kan pludselig blive udefinerbar, da vi alle ved at regnskabet sjældent er færdigt på dette tidspunkt. Meget ofte så er regnskabet først færdigt et pænt stykke inde i det nye regnskabsår (ofte marts / april). Vælger man derimod at få konverteret i november eller december, så kan revisor afslutte regnskabet i det nye system. Og det medfører at perioden hvor man ’ikke kan stole’ på sine regnskabstal efter konverteringen, falder fra nogle måneder til nogle få dage.

Min revisor siger at han kan sagtens flytte mit nuværende regnskab over i e-conomic

Ja – din revisor kan sagtens flytte dit regnskab. Hvis han tilbyder en gratis konvertering, vil han typisk beholde de gamle data.

Du skal derfor undersøge følgende:

  • Hvad der sker med alt det gamle data/historik? (typisk flyttes de ikke med over).
  • Spørg til tidligere faktura, projekter, noter på kunder og kreditorer

Revisor har ofte – og ret naturligt – fokus på at konvertere et regnskab.

Virksomhedens behov er derimod ofte, at konverteringen omfatter andet/mere end blot at få konverteret et regnskab, da det i mange tilfælde er af større vigtighed at få flytte værdifulde kunde data i forbindelse med konverteringen. Det kan være historiske fakturaer, projekt information eller noter på kunder i de tilfælde hvor det gamle system har været brugt som et mini CRM system.

Hos eKontoret tilbyder vi ikke blot at konvertere et regnskab – vi hjælper kunden med en systemudskiftning, der ofte omfatter meget andet end det egentlige økonomisystem (regnskabsdata).

Kan jeg konvertere økonomisystem midt i en momsafslutning?

Ja det kan du sagtens.

Vi sikrer, at alle dine posteringer konverteres, men det importeres uden momskode. Det vil sige at konteringen sker direkte på de aktuelle konti inkl. momskontiene, hvorfor momssandsynliggørelsen i e-conomic ikke vil kunne bruges optimalt i den momsperiode konverteringen er foretaget. Normalt vil det være gennemskueligt, hvad der er posteret på kontiene med en anden momskode. Men da der vil stå et stort beløb konteret direkte på momskontiene vil denne funktion ikke være brugbar.

Beløbene på de forskellige momskonti vil naturligvis være lig det gamle system, det er blot overblikket ifm. afstemning der ikke kan bruges optimalt.

Hvor lang tid tager en konvertering af økonomisystem?

Hos eKontoret tager en konvertering til e-conomic normalt 36 timer. Vi starter typisk en eftermiddag (dag 1), og så er det klar om morgenen på dag 3.Langt de fleste konverteringer af regnskabet til e-conomic er dog klar indenfor 24 timer.

Har du projektstyring tilkoblet, og har du åbne sager, giver vi normalt et særskilt tilbud på hvor lang tid konverteringen vil tage. Dette gør vi, fordi det ofte kræver en del special opsætning (da det med projekter er forskelligt fra system til system), og i visse tilfælde skal vi have udvikler ind over i forbindelse med indlæsningen. Dette er med forbehold for at nogle ting ikke er helt lige til at flytte.

Vi trækker så de rå regnskabsdata, saldobalancer og debitor- og kreditor saldolister. Disse oplysninger bruger vi som facitliste inden det overdrages til din virksomhed. Når du overtager regnskabet i det nye økonomisystem, har vi sørget for at oprette e-conomic aftalen, lavet fakturalayout, indlæst fakturaer, og stemt af. Således står du med et e-conomic system der er klar til at køre!

Hvad er risikoen for at noget går galt i en konvertering?

Er det kun dit regnskab, der skal konverteres er risikofaktoren nærmest lig nul. Det er først når du i det gamle system har tilkoblet brancherelaterede løsninger at de egentlige udfordringer opstår. Ved sådanne konverteringer kræver det lidt yderligere vurdering og planlægning fra vores side. Alt sammen efter kompleksiteten i konverteringen, så vi er sikre på at vi får alle data med over.

Det kan være du har lagerstyring tilkoblet til dit regnskabsprogram, så er det vores opgave at vurdere og rådgive dig i om e-conomic er den rigtige løsning for dig.

Hvordan omskoles mit personale, så de er køreklar til e-conomic?

Vi klæder naturligvis din bogholder på til dit nye system, når konverteringen til e-conomic er afsluttet. Enten aftaler vi en dag hvor vi møder op på din lokation, eller tager et online møde via pc.
Her guides bogholder m.fl. i hvordan dit nye regnskabssystem virker og de prøver at oprette egne fakturaer og bogfører mens vi er der.  Dette afregnes på timebasis, og du er normalt køreklar efter en to timers gennemgang af systemet.

En af de store fordele ved at benytte e-conomic er, at der findes en masse indhold på www.e-conomic.dk som online kurser, blogs/artikler m.m. som viser hvordan de forskellige ting skal oprettes i systemet.

Skal jeg nødvendigvis tage posteringerne og kontoplaner med over i det ny system?

Hvis du vælger at lade al din tidligere historik blive i det gamle system og stadig har adgang til dette, er det ikke nødvendigt at føre posteringerne over i det nye system.

Det du skal tænke over er, om du stadig har adgang til det tidligere regnskabssystem og om det er hostet hos en anden. Så kan du risikere at skulle betale for også at have adgang til disse data de næste 5 år. Det vil selvfølgelig øge udgiften, når du nu både skal betale til det gamle og det nye system.

Du skal dog vide at udgiften til at få alle posteringer med over er minimal i forhold til at have det gamle system kørende på siden. Specielt hvis din virksomhed ikke har brug for at sammenligne eller sammenholde med tidligere års tal/budgetter eller lign.

Hvad med alle de gamle fakturaer?

Vi anbefaler, at du konvertere hele fakturahistorikken over i det nye regnskab. På den måde kan du få adgang til tidligere udsendte faktura. Ved reklamationer/opsalg kan du nemt gå tilbage, for at se hvad kunden har købt tidligere.

Med e-conomic kan dine sælgere nemt få adgang til systemet, uanset om vedkommende sidder på kontoret eller ude hos en kunde. Her kommer det både sælger og kunde til gode, at de hurtigt kan gå tilbage i historikken og se hvad kunden tidligere har købt.

Har du spørgsmål omkring konvertering til e-conomic, er du altid velkommen til at spørge os til råds.

Klik her og udfyld formularen, så vender vi tilbage til dig. Vi forsøger at gøre dette inden for 24 timer.