OK Plus A/S ønskede at optimere deres statusoptælling, lagerstyring og dataindsigt for deres 66 butikker. Ved at implementere en digital løsning fra eKontoret har de nu automatiseret en stor del af processerne.
Det betyder, at efterbehandlingen af de kvartalsmæssige fysiske statusoptællinger, der tidligere kunne tage op til fire timer for forhandler og hovedkontor, er reduceret med over 90 % til blot 15 minutter i alt.
Samlet set har løsningerne givet en tidsbesparelse på omkring 450 timer om året – plus de timer som ikke længere bruges på at rette fejl. Derudover har de sikret mere præcise data, som fører til både hurtigere og bedre beslutninger.
Da OK Plus A/S skiftede regnskabsprogram til e-conomic, stod de med udfordringen, at de ikke længere havde mulighed for at trække en lagerværdi for de forskellige varegrupper hver måned, som regnskabet kunne reguleres efter.
Regnskab- og IT-supporter Anne Lise Højte Øzcelik forklarer:
“Vi prøvede først selv at lave en løsning i Excel, men det blev meget omstændigt. Det kunne bruges, men det var ikke effektivt, og der var mange fejlindtastninger i kolonnerne for, om det var med eller uden moms, der var opgjort. Der var også kolonner med beregninger og henvisninger til andre ark, så der var mange ting at forholde sig til. Det skete tit, at nogen kom til at ændre noget, de ikke skulle ændre, og det tog lang tid at redde trådene ud.”
Det lykkedes OK Plus A/S at finde et system, der kunne løse problemet, men kort efter implementeringen lukkede systemet, og de stod igen uden en løsning.
OK Plus A/S blev grundlagt i 2005 og er en landsdækkende kæde af conveniencebutikker, som alle ligger i forbindelse med et OK-benzinanlæg.
Kæden udgøres af 66 butikker, hvoraf halvdelen er selvstændigt ejet.
Gennem en anbefaling fra e-conomic fandt OK Plus A/S frem til eKontoret, som i første omgang hjalp med at opsætte en løsning, der lettede efterbehandlingen af de fysiske statusoptællinger.
Det manuelle tastearbejde er nu erstattet af en automatiseret løsning, der gør, at efterbehandlingen klares hele 16 gange hurtigere – med langt færre frustrationer og mere korrekte data.
Da statusdelen kørte på skinner, valgte OK Plus A/S også at få tilføjet et lagerreguleringsmodul til deres løsning og sagde dermed farvel til endnu et stort regneark.
Den nye, skræddersyede løsning medførte, at lagerreguleringen kunne klares på bare fem minutter om måneden, hvilket frigjorde omkring 250 timer om året.
Derudover er fejlene stort set elimineret, fordi opsætningen én gang for alle er lavet, som den skal være. I stedet for de mange manuelle rettelser er det nu kun nødvendigt at tilrette dækningsgraderne i forhold til budgetterne én gang om året.
“Vi har fået fleksibel og meget professionel hjælp hos eKontoret. Vi har hele tiden kunnet pingponge om de ting, vi skulle have lavet, og det er lykkedes at komme hurtigt i mål hver gang.”
Anne Lise Højte Øzcelik
Regnskab- og IT-supporter, OK Plus
En anden afgørende forbedring var etableringen af et data warehouse. I den forbindelse hjalp eKontoret med at tilføje regnskabsdata fra e-conomic. På den måde kunne OK Plus A/S sammenligne og analysere finansdata på tværs af kæden.
Ved at fokusere på økonomiske nøgletal kan de nu nemmere analysere sig frem til svarene på spørgsmål som:
Med andre ord kan ledere og beslutningstagere på alle niveauer få et klart overblik over butikkernes økonomiske performance i realtid.
Løsningen gør det muligt at fokusere indsatsen dér, hvor det giver mest værdi – så butikkerne kan arbejde mere effektivt, undgå unødvendige udgifter og sikre en sund økonomi i hele kæden.
Anne Lise Højte Øzcelik siger:
“Et data warehouse er helt afgørende for at følge med tiden. Vi har fået mere data – og ikke mindst mere præcise data. Vi har fået mulighed for at gå meget mere i dybden og dermed træffe hurtigere beslutninger ud fra de korrekte finans- og salgstal. Det har stor betydning for vores daglige drift og for vores resultater.”
I samarbejdet med eKontoret har OK Plus A/S især været glade for to ting: at der fra start var en god forståelse for både udfordring og løsning, samt at de nye tiltag blev eksekveret hurtigt:
“Vi har fået fleksibel og meget professionel hjælp hos eKontoret. Vi har hele tiden kunnet pingponge om de ting, vi skulle have lavet, og det er lykkedes at komme hurtigt i mål hver gang. Vi er utroligt tilfredse med de løsninger, I har lavet, som har løst de udfordringer, vi stod med, på en god måde.”
– Anne Lise Højte Øzcelik
Ved at implementere en skræddersyet digital løsning fra eKontoret har OK Plus A/S opnået markante tidsbesparelser, reduceret fejl og fået endnu bedre indsigt i deres økonomiske nøgletal. Automatiseringen af statusoptællings efterbehandling samt lagerregulering har frigjort ressourcer til det vigtigste: kunderne og forretningen.
Mangler du en løsning, som er skræddersyet til din virksomhed? Så læs mere om mulighederne under fanen ERP-rådgivning eller kontakt os.
Data Warehouse gør dine e-conomic data og andre relevante virksomhedsdata let tilgængelig for rapportering og business intelligence.
Hasselager Centervej 7
DK-8260 Viby
Kastanie Allé 16, st.
DK-2720 Vanløse
