Billum Vognmandsforretning håndterer op mod 2.100 ordrer om måneden. Det betyder, at ordrestyringen skal fungere gnidningsfrit, og at rapporteringen skal kunne følge med i en branche, hvor kravene til dokumentation konstant skærpes.
I 2022 udviklede eKontoret et fleksibelt ordrestyringssystem, der er tæt integreret med e-conomic. Systemet opdateres løbende, så det kan håndtere nye skatter og afgifter, levere avancerede rapporter og imødekomme både kundernes ønsker og myndighedernes krav.
Virksomheden ser sit ordrestyringssystem som ”livsnerven i deres forretning,” fortæller Tina Slotsager, som er bogholder i Billum Vognmandsforretning. Systemet hjælper dem med at skabe overblik, arbejde smartere og minimere fejl.
Senest har en enkelt knap gjort det muligt at genberegne tillæg på alle transportordrer. Det sikrer en korrekt fakturering og sænker antallet af korrektioner og kreditnotaer til et absolut minimum. Løsningen giver en stor kundetilfredshed og tillid til, at de opgaver, der bliver udført, bliver faktureret til aftalt pris.
Derudover sparer genberegningsknappen også transportvirksomheden selv en hel arbejdsdag hver måned.
Netop de tidsbesparende løsninger er der mange af i det komplekse ordrestyringssystem.
Billum Vognmandsforretning sælger, leverer og transporterer materialer som sand, grus, jord, asfalt og granit m.m. – primært fra egne grusgrave. Virksomheden transporterer desuden maskiner og leverer komplette containerløsninger til forskellige formål.
Da Billum Vognmandsforretning rakte ud til eKontoret i starten af 2022, var det med et ønske om at få udviklet et ordrestyringssystem, der var tilpasset deres forretning og deres måde at arbejde på.
Året forinden havde de implementeret et standardordrestyringssystem. De oplevede dog flere begrænsninger end løsninger. Det betød, at de gang på gang måtte tilpasse deres drift til den fastlåste ramme på måder, der langt fra var optimale.
Billum Vognmandsforretning stod derfor med et akut behov for et fleksibelt system. Det var vigtigt, at det kunne håndtere mange ordrer og samle håndteringen af opgaver med salg i deres grusgrave og deres transportopgaver i vognmandsforretningen i ét samlet system. Derudover var det vigtigt, at det kunne leve op til myndighedernes krav og samtidig løbende blive tilpasset til virksomhedens daglige drift – ikke omvendt.
“eKontoret forstår os med det samme og taler vores sprog – og så omsætter de det hurtigt til noget, der skaber reel værdi i vores hverdag.”
Tina Slotsager
Bogholder, Billum Vognmandsforretning
I tæt samarbejde med eKontoret blev der udviklet et ordrestyringssystem, som i dag samler hele virksomhedens drift ét sted. Dermed fungerer løsningen som det centrale bindeled mellem administration, vognmænd, grusgrave, kunder og myndigheder.
Ud over at registrere salg og kørsel i systemet, som også udregner diverse skatter og tillæg, har det også vigtige rapportfunktioner, som Billum Vognmandsforretning er meget glade for. Det er f.eks. rapporter, der giver et samlet overblik over delmængder pr. ordre. Det sparer deres kunder for selv at skulle finde informationerne i følgesedlerne på de enkelte læs.
I ordrestyringssystemet har de for nylig fået tilføjet en ”flyt ordre”-funktion, som gør, at de hurtigt i oversigtsbilledet kan skubbe ordrer frem i tid uden at bruge mere end ét sekund pr. ordre. Det giver en bedre effektivitet i hverdagen i forhold til ordreplanlægning.
En anden ting, som også er tilføjet til for nylig, er ”drag and drop” i deres planlægningsview. Funktionen gør, at de hurtigt og effektivt kan lave turplanlægning for de enkelte chauffører – og sker der ændringer i løbet af dagen, kan de ændre på rækkefølgen.
Chaufføren kan se det med det samme på sin iPad. Det gør det meget nemmere at få tingene til at klappe i de timer på dagen, hvor det hele skal gå op i en højere enhed. Det giver også langt færre telefonopkald, da alt nu kan foregå online, og chaufførerne får hurtigt og effektivt besked om kørselsprogrammet.
Tina Slotsager er meget tilfreds med den måde, systemet hele tiden bliver forbedret til at lette hverdagen for dem:
“Vores forretning udvikler sig hurtigt. Derfor er vi rigtig glade for, at vi nu har fundet en samarbejdspartner, som både er villig til – og kan – udvikle det system, der er bygget. I eKontoret har vi fået en vigtig sparringspartner, som er god til at se muligheder, og som løbende leverer løsninger i et tempo, der gør, at vi aldrig føler os begrænsede af systemet.”
– Tina Slotsager, bogholder, Billum Vognmandsforretning
Billum Vognmandsforretnings ordrestyringssystem er levende og under konstant udvikling. Det stiller høje krav til kommunikationen. Tina Slotsager fremhæver især, at dialogen er enkel og handlingsorienteret, hvilket betyder, at komplekse transportfaglige behov hurtigt bliver omsat til konkrete løsninger.
“eKontoret forstår os med det samme og taler vores sprog – og så omsætter de det hurtigt til noget, der skaber reel værdi i vores hverdag. Når vi kommer med et ønske til en ny funktion, bliver det hurtigt implementeret, så systemet hele tiden passer til vores drift og de krav, der kommer udefra.”
– Tina Slotsager, bogholder, Billum Vognmandsforretning
Løsningen fungerer i dag som et stabilt knudepunkt for planlægning, afregning og dokumentation. Overblik og datakvalitet er løftet, og rapporteringen til kunder og myndigheder er blevet markant lettere at håndtere. Internt frigiver det tid til kerneopgaver. Eksternt får kunderne de præcise udtræk, de har brug for – uden ekstra administration. Systemet er bygget til at udvikle sig i takt med forretningen, så nye behov og brancheregler kan imødekommes hurtigt.
“Af alle de IT-virksomheder, jeg har arbejdet sammen med i mit snart ret lange arbejdsliv, er eKontoret helt klart dem, jeg helst vil anbefale videre. Lige meget hvem vi henvender os til, og hvornår, får vi altid et kvalificeret og brugbart svar. Det er et samarbejde med gensidig tillid, som vi er meget glade for – hele vejen rundt,” afslutter Tina Slotsager.
Mangler du en løsning, som er skræddersyet til din virksomhed? Så læs mere om mulighederne under fanen ERP-rådgivning eller kontakt os.
