I har brugt e-conomic i årevis og nu er kontoplanen vokset i mange retninger, dimensionsstrukturen passer ikke til den måde, I rapporterer på i dag, og stamdata er efterhånden mere et arkiv over tidligere leverandører end et arbejdsredskab.
Det kan også være, at I har opkøbt en anden virksomhed, der også kører e-conomic, og fremadrettet skal det hele ligge ét sted.
En intern e-conomic-konvertering løser begge problemer: I starter en ny aftale med den opsætning, I ønsker, og vi flytter det, der skal med, over i den.
Kontoplanen er vokset. Omsætningskonti er over tid splittet op i underkategorier som 1110, 1111, 1112 – og nu mangler I plads til en ny gruppe uden at bryde den logik, resten af planen er bygget på. Eller I har skiftet revisor, og den nye kører en standardkontoplan, der ser fundamentalt anderledes ud end det, I har i dag.
Virksomhedsstrukturen har ændret sig. Et selskab er omdannet, der er sket et generationsskifte, eller virksomheden er gået fra enkeltmandsvirksomhed til ApS. Det nye CVR-nummer kræver en ny aftale – men I vil gerne have kundekartoteket og varestrukturen med, og måske historikken, selvom den formelt set hørte til den gamle juridiske enhed.
To aftaler skal konsolideres efter et opkøb. Begge selskaber kører e-conomic, men med forskellig kontoplan og stamdata. Fremadrettet er det ét selskab, og bogføringen skal afspejle det – herunder sammenlignelig historik, uden at bogholderne bruger uger på manuel kontering.
Rapporteringskravene har ændret sig. Vi ser det bl.a. i forbindelse med ESG-rapportering, hvor virksomheder i en koncern skal trække ensartede tal på tværs af datterselskaber, der alle har kørt med hver sin kontoplan. En fælles kontoplansmigration på tværs af aftaler er her den eneste løsning, der ikke kræver massiv manuel efterbehandling kvartalsvis.
Vi eksporterer data fra den eksisterende aftale og indlæser det i en ny med de tilpasninger, I ønsker undervejs.
Stamdata: debitorer, kreditorer og varer
Alle kunder, leverandører og varer flyttes én til én. Nummereringen bevares som udgangspunkt, men ønsker I at ændre til CVR-baserede kundenumre frem for fortløbende numre, håndteres det som en del af processen: vi trækker kunderne ud, I beriger dem uden CVR-nummer manuelt, og de indlæses med ny nummerering.
I forbindelse med opkøb er den samme kunde ofte oprettet i begge aftaler med to forskellige kundenumre. Vi leverer en deduplikeringsliste baseret på opslag på navn og CVR-nummer. I tager stilling til, hvad der skal merges, og hvad der skal have nyt nummer. Vi sørger for, at det ikke ender som dubletter i den nye aftale.
Posteringer og bogført historik
Alt bogført per skæringsdatoen flyttes med. Konverteringsdatoen har ingen regnskabsteknisk betydning – om det er midt i en periode, ved et kvartalsskift eller ved årsafslutning, gør ingen forskel.
Posteringerne indlæses som direkte posteringer: beløb, dato, kontonummer og tekst er identiske. Trækker I en saldoliste eller resultatopgørelse, stemmer tallene.
Er der en kontoplansmapping involveret, leverer vi en facitliste over de konti, der har haft aktivitet i perioden – typisk 15–30 konti, ikke hele planen. Ønsker I at validere mappingen, inden historikken låses, kan vi indlæse posteringerne som kladdepost, så I kan gennemgå tallene først.
Fakturaer og bilag
Salgsfakturaerne indlæses som manuelle kundefakturaer med PDF vedhæftet. Beløb, dato og tekst er tilgængeligt. Den digitale fakturastruktur fra e-conomic er væk: gensendelse via arkivet og direkte kreditering via fakturalinket er ikke muligt. Kreditnotaen skal oprettes manuelt med reference. Åbne debitorsaldoer flyttes intakte.
Bilag vedhæftet posteringer kan flyttes med. Bilag, der kun ligger i Smart Inbox, kan ikke – se nedenfor.
En konvertering er den rigtige anledning til at rette op på det, der har gnidret.
Ny eller revideret kontoplan
Enten bygger vi den nye plan op fra bunden efter jeres eller revisors specifikationer, eller I tilpasser en eksisterende standardkontoplan. Vi mapper de benyttede konti fra den gamle struktur til den nye, og historikken følger med.
Oprydning i stamdata
Kunder, I ikke har haft en transaktion med i fem år, behøver ikke følge med. Vi leverer et udtræk filtreret på aktivitet i en given periode, og I beslutter, hvad der er relevant fremadrettet. Det gælder tilsvarende for leverandører og varer.
Præfiks på historiske posteringsnumre
Indlæses historiske posteringer fra en gammel aftale i en eksisterende – f.eks. ved en fusion – er der risiko for sammenfald på bilagsnummer inden for samme regnskabsår. e-conomic tjekker ikke, om et bilagsnummer allerede eksisterer; det hæfter blot den nye postering på det eksisterende bilag. Et præfiks – f.eks. “99” – foran alle historiske bilagsnumre minimerer risikoen. Kombineret med en dimension, der markerer kildeaftalen, giver det en enkel måde at skelne historiske data fra fremadrettet bogføring.
Smart Inbox
Bilag, der alene ligger i Smart Inbox og ikke er vedhæftet en bogført postering, kan ikke eksporteres samlet fra e-conomic – der er ikke et API-endpoint til det. Det er en manuel download-opgave. Bogfører I løbende og holder Smart Inbox ryddet, er det sjældent et problem. Har I bilag liggende som løs reference, skal de håndteres manuelt.
Aktive periodiseringer
Periodiseringer, der ikke er bogført fuldt ud, kan ikke flyttes automatisk. Løsningen er enten at bogføre dem frem til skæringsdatoen inden konverteringen eller håndtere resterende perioder manuelt i den nye aftale. Vi kortlægger det i tilbudsfasen.
Anlægsregistrering
Anlæg overføres med den aktuelle bogførte restværdi. Det kræver afklaring af, hvilke anlæg der er aktive per skæringsdatoen.
Momsafstemning og EU-listeangivelse
Posteringerne indlæses som direkte poster, så den interne momsstruktur ikke er intakt. En momsrapport på en historisk periode viser de rigtige beløb, men er baseret på direkte poster frem for de originale købs- og salgsposteringer. For de fleste virksomheder er det uproblematisk, fordi perioden er afregnet.
Har I EU-handel, skal listeangivelsen håndteres separat: træk og noter listeangivelsen fra den gamle aftale for den relevante periode, og læg den sammen med eventuelle nye EU-transaktioner fra den nye aftale. Vi hjælper med det.
Tredjeparts-integrationer
Integrationer mod branchesystemer, POS-systemer, lagerstyring eller løn er knyttet til aftale-ID’et på den gamle aftale og skal genopsættes hos den pågældende leverandør. Vi tilrettelægger konverteringen i to faser – stamdata først, historik bagefter – så I kan nå at genopsætte integrationen, inden bogføringen skifter aftale.
Ansvaret for validering er jeres
Vi garanterer én-til-én: det, vi indlæser, stemmer med det, vi udlæser. Om den nye kontoplan er regnskabsmæssigt korrekt, om mappingen afspejler de konteringsprincipper, I ønsker fremadrettet, og om debitorsaldoerne matcher jeres forventning – det påhviler revisor og bogholder at gennemgå og godkende, inden den nye aftale tages i brug.
I giver os adgang til den eksisterende aftale. Vi gennemgår opsætningen og identificerer opmærksomhedspunkter: periodiseringer, Smart Inbox-bilag, integrationer, historikkens omfang.
Vi sender et uforpligtende tilbud med pris, tidsramme og konkrete forbehold for jeres aftale. For 1–2 aftaler er gennemførelsestiden typisk inden for 48 timer fra startdato.
Mappinger og opsætning afklares. Skal der laves kontoplansmapping, leverer vi en liste over de konti, der har haft aktivitet i perioden. Ændringer i stamdata, nummereringssystem eller dimensionsstruktur aftales her.
Vi aftaler en skæringsdato efter, hvornår det passer jeres bogføringscyklus.
Vi indlæser stamdata. Har I integrationer, der skal genopsættes, sker det i denne fase – inden historikken flyttes.
Vi flytter historik og bilag: posteringer, fakturaer og vedhæftede bilag. Præfiks sættes op, hvis aftalt.
I validerer – som minimum debitorsaldo, kreditorsaldo og en stikprøve på resultatopgørelsen.
Den gamle aftale kan bibeholdes som arkivlicens eller nedlægges. Vi vejleder om, hvad der giver mening i jeres situation.
Vi gennemgår gerne aftalen og giver jer et konkret, uforpligtende tilbud.
Skriv til os med det samme herunder.
